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Comment préparer son entrepôt à l'augmentation du nombre de commandes avant le Black Friday et les fêtes de fin d'année ?
Le Black Friday et la période précédant les fêtes de fin d’année représentent, pour de nombreux entrepôts, les semaines les plus exigeantes de l’année. L’augmentation du nombre de commandes, la réduction des délais de traitement et la charge de travail accrue des employés font que même de petites imperfections dans les processus commencent à avoir un impact sur le respect des délais d’expédition.
Début novembre, il reste peu de temps pour entreprendre de grands changements organisationnels. Cela ne signifie toutefois pas qu’il soit trop tard pour améliorer l’efficacité de l’entrepôt. Certaines améliorations peuvent être mises en place presque immédiatement, sans investissements supplémentaires. Il est également encore temps d’acheter de nouvelles tables d’emballage de colis avant le pic des expéditions de Noël. Nous réalisons les configurations standard d’effepack dans un délai de 14 jours ouvrables à compter de la réception du paiement. Les entreprises capables de prendre rapidement une décision ont donc encore la possibilité d’augmenter le nombre de postes d’emballage ou d’améliorer leur équipement avant la hausse des commandes en décembre.
Parallèlement, dans les grandes organisations, le processus d’achat nécessite souvent davantage de temps. Il est donc judicieux de mettre en œuvre dès maintenant des améliorations simples, tout en commençant à préparer une modernisation plus importante qui pourra être réalisée après la saison. Examinons donc ce qu’il est encore possible de faire avant le pic des commandes et quelles actions il serait préférable de planifier pour le début de l’année prochaine.
Identifiez les étapes où votre entrepôt perd le plus de temps
La première étape devrait consister à déterminer quelle phase du traitement des commandes limite réellement la capacité de traitement de l’entrepôt. En effet, augmenter simplement le nombre d’employés chargés de la préparation des commandes ne garantira pas des expéditions plus rapides si la zone d’emballage n’est pas capable de gérer un flux de produits plus important.
Il est donc utile de vérifier combien de commandes arrivent à l’emballage en une heure, combien de colis quittent les postes d’emballage et à quel moment les files d’attente commencent à se former. Il n’est pas nécessaire de disposer de systèmes d’analyse complexes pour cela. Même une observation du travail pendant quelques jours, aux heures les plus chargées, peut révéler où se produisent les retards les plus importants.
Que pouvez-vous faire dès maintenant ? Mesurez le nombre de commandes en attente aux différentes étapes du processus. Vérifiez si la limitation se situe au niveau de la préparation des commandes, de l’emballage ou du transfert des colis vers l’expédition. Vous pourrez ainsi déterminer plus facilement où affecter des ressources supplémentaires.
Optimisez autant que possible l'organisation de vos postes d'emballage actuels
Pendant les périodes de forte activité, chaque geste inutile est répété des centaines, voire des milliers de fois. Un employé qui doit se déplacer pour chercher des cartons, rechercher du ruban adhésif ou atteindre un matériau de calage éloigné perd du temps qu’il pourrait consacrer à la préparation du colis suivant.
C’est pourquoi il est utile de procéder, avant la saison, à une vérification simple des postes d’emballage existants :
- Retirez les matériaux et les objets qui ne sont pas nécessaires pour les commandes les plus fréquemment traitées.
- Placez les cartons, les rubans adhésifs et les matériaux de calage les plus utilisés à portée de main de l’opérateur.
- Uniformisez la disposition des matériaux essentiels sur les postes d’emballage similaires.
- Séparez l’espace destiné aux commandes en attente d’emballage de celui réservé aux colis prêts à être expédiés.
- Désignez des personnes responsables du réapprovisionnement en matériaux afin que les opérateurs n’aient pas à interrompre leur travail.
Ces mesures peuvent rapidement améliorer l’organisation du travail. Il faut toutefois garder à l’esprit que le simple rangement d’un poste d’emballage ne garantit pas un changement durable.
Si les cartons, les films, les rubans adhésifs et les autres accessoires ne disposent pas d’emplacements fixes et correctement conçus, ils recommenceront à occuper des espaces aléatoires pendant les périodes de travail intense. Les opérateurs déposeront les matériaux là où ils trouveront de la place, et l’ordre initial laissera progressivement place au désordre précédent.
Il est donc intéressant de considérer cette réorganisation ponctuelle également comme un test de la future configuration du poste d’emballage. En observant la manière dont travaillent les opérateurs, il est possible de déterminer quels matériaux devraient se trouver directement à proximité du plateau, quels supports ou étagères sont nécessaires et où ils devraient être installés.
Que pouvez-vous faire dès maintenant ? Réorganisez un poste d’emballage sélectionné et définissez des emplacements pour les matériaux les plus fréquemment utilisés. Observez ensuite si cette disposition est maintenue pendant les périodes de travail intense. Si les matériaux se retrouvent régulièrement à des endroits aléatoires, considérez cela comme un signal indiquant qu’il faut concevoir un poste d’emballage équipé de supports, d’étagères et d’accessoires dédiés. Ainsi, une amélioration temporaire de l’organisation deviendra le point de départ d’une solution durable qui ne nécessitera pas de rétablir constamment l’ordre.
Préparez un plan d'action pour les heures de plus forte activité
Un entrepôt peut gérer sans difficulté un volume habituel de commandes tout en rencontrant des problèmes lors de pics d’activité ponctuels. Il est donc utile de préparer un scénario d’action pour les heures de travail les plus intenses.
Si une grande partie des expéditions concerne de petits colis contenant un seul produit, il est possible d’envisager de réserver temporairement un poste d’emballage à ce type de commandes. Les autres postes d’emballage peuvent alors traiter les expéditions nécessitant un emballage plus complexe.
Il est tout aussi important de déterminer à quel moment il convient d’affecter un employé supplémentaire à l’emballage, de mettre en service un autre poste d’emballage ou de modifier l’ordre de traitement des commandes. Ces décisions devraient découler de règles définies à l’avance, plutôt que d’être prises uniquement lorsqu’une importante file d’attente apparaît devant la zone d’expédition.
Que pouvez-vous faire dès maintenant ? Définissez des indicateurs simples de surcharge du processus et préparez un plan de réaffectation des ressources. Vérifiez également si l’augmentation de la productivité de l’emballage ne risque pas de créer un nouveau goulot d’étranglement à une autre étape du traitement des commandes.
Vous avez besoin de nouvelles tables d'emballage ? C'est le dernier moment pour prendre une décision avant la saison
Tous les problèmes ne peuvent pas être résolus par une simple réorganisation. De plus, dans certains entrepôts, le nombre actuel de postes d’emballage ou leur équipement constitue une véritable limite à la productivité. Par exemple, il est difficile de changer quoi que ce soit lorsqu’une simple surface de travail reposant sur quatre pieds sert de table d’emballage.
C’est donc le dernier moment pour équiper la zone d’emballage de nouvelles tables. Nous réalisons les configurations standard dans un délai de 14 jours ouvrables à compter de la réception du paiement. Grâce à leur conception modulaire, nous pouvons adapter l’équipement au processus d’emballage concerné, ce qui permet d’attribuer des emplacements fixes à l’ensemble des cartons, des matériaux et des accessoires, ainsi qu’au matériel informatique utilisé lors de l’emballage.
Même si le délai pour installer de nouveaux postes d’emballage avant le Black Friday est désormais très serré, il reste tout à fait possible de préparer l’entrepôt au pic des expéditions précédant Noël en décembre.
Pour les entreprises qui ont déjà défini précisément leurs besoins et peuvent valider rapidement une commande, c’est le dernier moment pour envisager un tel investissement. Il faut également tenir compte du temps nécessaire au transport et à l’organisation des postes d’emballage après la livraison.
Mais que faire si le processus d’achat de votre organisation nécessite plusieurs étapes de validation et qu’il n’est plus possible de réaliser cet investissement avant la saison ?
Profitez du pic saisonnier pour planifier une zone d'emballage plus performante
Dans les grandes organisations, l’achat de nouveaux équipements d’entrepôt nécessite souvent l’approbation du budget, la comparaison des offres et la définition des caractéristiques techniques. Il n’est pas toujours possible d’accélérer l’ensemble du processus quelques semaines avant le Black Friday et Noël.
Cela ne signifie toutefois pas qu’il faille reporter les préparatifs de modernisation à janvier.
La période de plus forte activité de l’entrepôt constitue un bon moment pour recueillir des informations sur les véritables limites du processus. Il est utile d’observer sur quels postes d’emballage des files d’attente se forment, à quelle fréquence les opérateurs interrompent leur travail et quels éléments de l’équipement compliquent l’emballage.
À partir de ces données, il est possible de préparer un projet de nouveaux postes d’emballage, mais aussi de repenser l’organisation de l’ensemble de la zone d’emballage.
Une autre idée intéressante à prendre en compte consiste à séparer physiquement cette zone du reste de l’entrepôt à l’aide des cloisons grillagées effepack. Une zone délimitée permet de définir plus clairement l’espace destiné à l’emballage, de limiter les déplacements involontaires de personnes à travers les postes de travail et d’organiser les points de transfert des produits entre les différentes étapes du processus.
Des cloisons grillagées correctement conçues peuvent également faciliter la définition des entrées, des sorties et des voies de circulation, tout en limitant les croisements entre les déplacements des employés chargés de l’emballage et les autres opérations de l’entrepôt.
Il ne s’agit toutefois pas simplement d’installer une barrière physique. Son emplacement devrait résulter d’une analyse des flux de marchandises, de l’espace disponible et des exigences de sécurité. Une cloison grillagée mal positionnée pourrait en effet entraver la circulation et créer des encombrements supplémentaires.
Que pouvez-vous faire dès maintenant ? Profitez de cette période intense pour observer les déplacements des produits et des employés. Sur cette base, préparez une première configuration de la zone d’emballage, déterminez l’emplacement des postes d’emballage et planifiez les éventuelles cloisons grillagées. Vous pourrez procéder à leur installation une fois le pic des commandes passé.
Une solution pilote qui peut représenter un excellent compromis
Contrairement aux apparences, le pic saisonnier qui approche pour de nombreuses entreprises constitue un bon moment pour introduire des changements dans la zone d’emballage. Les plus simples commencent par l’observation du processus et la mise en œuvre de petites corrections dans l’organisation actuelle. En revanche, vous obtiendrez les meilleurs résultats opérationnels en concevant des postes d’emballage adaptés à 100 % à vos processus. Que recommandons-nous donc ? Un bon compromis peut consister à installer dès maintenant quelques nouvelles tables d’emballage de colis et à tester leur configuration en conditions réelles pendant la période de plus forte activité des expéditions. D’une part, vous n’introduirez pas de changement majeur sur l’ensemble des postes de travail. Vous éviterez ainsi le risque de perturber le processus juste avant le pic d’activité. D’autre part, vous recueillerez des données comparatives pendant la période la plus importante de l’année pour les ventes. Ces données vous permettront ensuite de justifier sereinement auprès de la direction les prochaines étapes de l’investissement dans la modernisation de la zone d’emballage. Si vous identifiez donc des possibilités d’amélioration, contactez nos conseillers.
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